Privacyverklaring Zorgformaat

Zorgformaat hecht grote waarde aan de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt, op basis van welke wettelijke grondslagen, hoe deze gegevens worden beveiligd en welke rechten betrokkenen hebben.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle dienstverlening, communicatie en websites van Zorgformaat.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Zorgformaat is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Zorgformaat
KvK-nummer: 66141737
E-mailadres: info@zorgformaat.nl

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van de aard van het contact en de dienstverlening kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Voor- en achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Adresgegevens (indien verstrekt)
  • IP-adres
  • Organisatienaam en functie
  • Gegevens verstrekt via contactformulieren, e-mail of mondeling contact
  • Uitkomsten en ingevoerde antwoorden van online tools, voor zover deze herleidbaar zijn tot een persoon of organisatie
  • Informatie over het gebruik van de website (via analytics)
  • Administratieve en facturatiegegevens

Zorgformaat verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit strikt noodzakelijk is en daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

3. Doeleinden en wettelijke grondslagen

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt indien daarvoor een geldige grondslag bestaat, voor de volgende doeleinden:

  • Het beantwoorden van vragen en contactverzoeken
    (grondslag: toestemming)

  • Het opstellen en uitvoeren van offertes en overeenkomsten
    (grondslag: uitvoering van een overeenkomst)

  • Administratie, facturatie en wettelijke verplichtingen
    (grondslag: wettelijke verplichting)

  • Verbetering van dienstverlening en website
    (grondslag: gerechtvaardigd belang)

Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang wordt steeds een belangenafweging gemaakt waarbij de privacybelangen van betrokkenen worden meegewogen.

4. Bewaartermijnen

Zorgformaat bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. De volgende uitgangspunten worden gehanteerd:

  • Contactgegevens zonder vervolg: maximaal 2 jaar

  • Klant- en opdrachtgegevens: 7 jaar, conform fiscale bewaarplicht

  • Websitegegevens en cookies: afhankelijk van het type cookie

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit kan onder meer betrekking hebben op:

  • Hosting- en IT-dienstverleners
  • Administratieve en boekhoudsystemen
  • Een analytische dienstverlener voor geanonimiseerde websitestatistieken
  • Overheidsinstanties indien wettelijk verplicht

Met partijen die persoonsgegevens verwerken in opdracht van Zorgformaat worden verwerkersovereenkomsten gesloten conform de AVG.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Voor websiteanalytics maakt Zorgformaat gebruik van een externe dienstverlener waarvan de servers zich mogelijk buiten de EER bevinden. In dat geval zorgt Zorgformaat voor passende waarborgen conform de AVG, zoals standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Zorgformaat treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of misbruik. Deze maatregelen omvatten onder meer:

  • Gebruik van SSL-certificaten

  • Versleutelde opslag en overdracht van gegevens

  • Toegangsbeperkingen op basis van functies

  • Logging en monitoring

  • Regelmatige updates en back-ups

Zorgformaat verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het beoogde doel (dataminimalisatie).

8. Cookies en websitegebruik

De website van Zorgformaat maakt gebruik van cookies en analytics om de werking en het gebruiksgemak te verbeteren. Voor websitestatistieken wordt een cookieloze, privacyvriendelijke oplossing gebruikt die geen persoonlijk identificeerbare gegevens opslaat.

Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen:

  • Functionele cookies
  • Analytische meting zonder tracking-cookies

Er worden geen tracking- of marketingcookies van derden geplaatst zonder toestemming. Bezoekers kunnen hun cookievoorkeuren aanpassen via de browser.

9. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de AVG de volgende rechten:

  • Recht op inzage

  • Recht op correctie

  • Recht op verwijdering

  • Recht op beperking van verwerking

  • Recht van bezwaar

  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid

  • Recht om toestemming in te trekken

Een verzoek kan worden ingediend via info@zorgformaat.nl. Zorgformaat reageert uiterlijk binnen vier weken.

10. Klachten

Indien betrokkenen van mening zijn dat persoonsgegevens onjuist of onzorgvuldig worden verwerkt, kan contact worden opgenomen met Zorgformaat. Daarnaast bestaat het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Zorgformaat maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen.

12. Wijzigingen

Zorgformaat behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op de website. Het wordt aanbevolen deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Versie 1.2 – Januari 2026