Privacyverklaring Zorgformaat
Zorgformaat hecht grote waarde aan de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt, op basis van welke wettelijke grondslagen, hoe deze gegevens worden beveiligd en welke rechten betrokkenen hebben.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle dienstverlening, communicatie en websites van Zorgformaat.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Zorgformaat is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Zorgformaat
KvK-nummer: 66141737
E-mailadres: info@zorgformaat.nl
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via bovenstaand e-mailadres.
2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Afhankelijk van de aard van het contact en de dienstverlening kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
Voor- en achternaam
Telefoonnummer
E-mailadres
Adresgegevens (indien verstrekt)
IP-adres
Organisatienaam en functie
Gegevens verstrekt via contactformulieren, e-mail of mondeling contact
Informatie over het gebruik van de website (via cookies en analytics)
Administratieve en facturatiegegevens
Zorgformaat verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit strikt noodzakelijk is en daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.
3. Doeleinden en wettelijke grondslagen
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt indien daarvoor een geldige grondslag bestaat, voor de volgende doeleinden:
Het beantwoorden van vragen en contactverzoeken
(grondslag: toestemming)Het opstellen en uitvoeren van offertes en overeenkomsten
(grondslag: uitvoering van een overeenkomst)Administratie, facturatie en wettelijke verplichtingen
(grondslag: wettelijke verplichting)Verbetering van dienstverlening en website
(grondslag: gerechtvaardigd belang)
Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang wordt steeds een belangenafweging gemaakt waarbij de privacybelangen van betrokkenen worden meegewogen.
4. Bewaartermijnen
Zorgformaat bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. De volgende uitgangspunten worden gehanteerd:
Contactgegevens zonder vervolg: maximaal 2 jaar
Klant- en opdrachtgegevens: 7 jaar, conform fiscale bewaarplicht
Websitegegevens en cookies: afhankelijk van het type cookie
Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
5. Delen van persoonsgegevens met derden
Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit kan onder meer betrekking hebben op:
Hosting- en IT-dienstverleners
Administratieve en boekhoudsystemen
Analytische dienstverleners (zoals Google Analytics)
Overheidsinstanties indien wettelijk verplicht
Met partijen die persoonsgegevens verwerken in opdracht van Zorgformaat worden verwerkersovereenkomsten gesloten conform de AVG.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Indien persoonsgegevens worden verwerkt buiten de EER, zorgt Zorgformaat voor passende waarborgen, zoals het gebruik van standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses), IP-anonimisering en beperking van toegang tot strikt noodzakelijke doeleinden.
7. Beveiliging van persoonsgegevens
Zorgformaat treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of misbruik. Deze maatregelen omvatten onder meer:
Gebruik van SSL-certificaten
Versleutelde opslag en overdracht van gegevens
Toegangsbeperkingen op basis van functies
Logging en monitoring
Regelmatige updates en back-ups
Zorgformaat verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het beoogde doel (dataminimalisatie).
8. Cookies en websitegebruik
De website van Zorgformaat maakt gebruik van cookies om de werking en het gebruiksgemak te verbeteren. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen:
Functionele cookies
Analytische cookies (zoals Google Analytics, met IP-anonimisering)
Er worden geen tracking- of marketingcookies van derden geplaatst zonder toestemming. Bezoekers kunnen hun cookievoorkeuren aanpassen via de cookie-instellingen of de browser.
9. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben op grond van de AVG de volgende rechten:
Recht op inzage
Recht op correctie
Recht op verwijdering
Recht op beperking van verwerking
Recht van bezwaar
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Recht om toestemming in te trekken
Een verzoek kan worden ingediend via info@zorgformaat.nl. Zorgformaat reageert uiterlijk binnen vier weken.
10. Klachten
Indien betrokkenen van mening zijn dat persoonsgegevens onjuist of onzorgvuldig worden verwerkt, kan contact worden opgenomen met Zorgformaat. Daarnaast bestaat het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder:
Autoriteit Persoonsgegevens
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
11. Geautomatiseerde besluitvorming
Zorgformaat maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen.
12. Wijzigingen
Zorgformaat behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op de website. Het wordt aanbevolen deze verklaring regelmatig te raadplegen.
Versie 1.2 – Januari 2026
