Elke structurele verandering vraagt om samenwerking en betrokkenheid van meerdere partijen. Het is natuurlijk onmogelijk om in je eentje een belangrijke beslissing te nemen en ook nog door te voeren, zonder daar anderen daarbij te betrekken.
Draagvlak is nodig om elk veranderingstraject tot een succes te maken. Dat wisten we natuurlijk allang, maar toch wordt het vaak nog genegeerd. Door medewerkers niet te betrekken bij veranderingstrajecten, ontstaan sluimerende klachten, aanwakkerende weerstand of prikkende negativiteit. Dit komt het verandertraject natuurlijk niet ten goede. Terwijl het creëren van draagvlak juist niet zo ingewikkeld hoeft te zijn.
De aanwezigheid van draagvlak is uiteindelijk de basis van elk succes. Door medewerkers te vragen naar ideeën en ze mee te nemen in de mogelijkheden en afwegingen, ontstaat enthousiasme, betrokkenheid en openheid. Zo wordt iedereen ‘eigenaar’ gemaakt van het project, en is het niet meer een soloactie van bovenaf.
Hoe krijg je draagvlak in verandertrajecten?
Alle medewerkers betrekken
Niet alleen het Management is nodig om veranderingen door te voeren. Naast de managers, leidinggevenden of andere stafleden is het betrekken van de medewerkers op de werkvloer juist cruciaal. Het zou zonde zijn om mooie ideeën of nuttige voorstellen te missen omdat de medewerkers niet gevraagd zijn. Benut de aanwezige kennis en jarenlange werkervaring van alle medewerkers. En in plaats van ‘top-down’ wordt er dan bottom-up of peer-to-peer samengewerkt.
Informeer en communiceer
Niet het ‘hoe’, maar vooral het ‘waarom’ is belangrijk, als het gaat om het starten met een verandertraject. Een verandering of verbetering vindt plaats omdat er noodzaak is tot verandering. Blijkbaar is er een probleem (geweest) waardoor er nu nagedacht is over een nieuwe aanpak. Dat houdt in dat iedereen geïnformeerd wordt over het aanwezige probleem. Het informeren en communiceren is een belangrijk startpunt van elk verandertraject. Het waarom heeft altijd te maken met de visie en missie van de organisatie. Het management doet er dus goed aan om medewerkers te betrekken bij de besluitvorming, rolverdeling en spelregels. Met enthousiaste en gelukkige medewerkers bereik je immers véél meer.
Vraag naar iemands ideeën en wensen.
Niet alleen het ‘uitleggen’ en informeren is nodig in verandertrajecten. Ook het persoonlijk aanspreken en betrekken van medewerkers is belangrijk. Laat dus medewerkers uitspreken wat ze van het veranderidee vinden, de pluspunten en minpunten, hun eigen ideeën of voorkeuren. Zo krijgt de medewerker het gevoel dat er naar ze geluisterd wordt en dat ze invloed hebben op het gehele traject. Een actieve bijdrage leveren aan een belangrijk traject geeft ook veel meer voldoening dan een passieve houding. En door rekening te houden met ieders wensen en ideeën, wordt het succes van de verandering een team-aangelegenheid en niet een management-feestje.
Bedank en beloon medewerkers
Medewerkers moeten niet alleen ‘het gevoel hebben’ dat ze betrokken worden bij een traject. Belangrijk is ook dat hun actieve bijdrage echt gewaardeerd wordt en dat deze waardering ook letterlijk uitgesproken wordt. Een bedankje of compliment geven, is een krachtig middel om medewerkers te enthousiasmeren en ook serieus te nemen. Ook al worden voorstellen of ideeën niet verder uitgewerkt, toch is deze inbreng nodig om zorgvuldige afwegingen te maken in het verandertraject.
Zorg voor een veilige cultuur
Werken aan kwaliteit en veiligheid vraagt om een veilige en open werkcultuur. Zorgdragen voor een veilige cultuur is belangrijk om het maximale uit de organisatie en medewerkers te halen. Niet iedereen komt even snel met persoonlijke ideeën of nieuwe voorstellen. Laat iedereen dus even aan het woord, hoe klein de bijdrage ook is. Als medewerkers nadenken over een probleem en zich uitspreken over hun afwegingen en voorkeuren, ontstaat er verantwoordelijkheidsgevoel, betrokkenheid en eigenaarschap. Doordat medewerkers een deel worden van het probleem, is het eenvoudiger om samen een oplossing en verandering tot stand te brengen.
Rapporteer en communiceer regelmatig
Nu er draagvlak is, en het veranderingstraject is in volle gang, is het cruciaal om iedereen te blijven informeren over de voortgang. Ook hiermee wordt het draagvlak nog verder vergroot. Niet wachten tot de verandering voltooid is, maar met regelmaat een update geven, ook als het tegenzit.
Tijdens een wekelijks werkoverleg of maandelijkse nieuwsbrief is er ruimte om een update te geven van de voortgang. Of het organiseren van brainstormsessies of informatiebijeenkomsten kan goed werken om draagvlak te creëren. Koppel dan vooral terug wat je met de input hebt gedaan en wat de afwegingen zijn geweest om de input wel of niet te gebruiken.
Vier successen!
Veranderen vraagt om samenwerking. Samenwerking vraagt om verbinding. Verbinding vraagt niet alleen om professionele kennis en werkhouding, maar ook om persoonlijke aandacht en profilering. Door successen te vieren, wordt er zowel aandacht besteed aan het zakelijk succes, maar ook aan de persoonlijke inbreng van iedereen. Dit vergroot uiteraard het positieve gevoel wat overblijft na een groot verandertraject. Hiermee geef je als organisatie ook een signaal af, dat niet alleen de gewenste uitkomst ertoe doet, maar ook ieders persoonlijke inbreng. En dat geeft weer moed voor een nieuw aankomend traject.
Draagvlak creëren in een team? Dit is er nodig:
- De noodzaak om te veranderen goed uitleggen
- Het te bereiken doel helder schetsen
- Betrek elke medewerker
- Blijf doorlopend communiceren
- Luister naar wensen en ideeën
- Bedank en beloon
- Zorg voor een veilige cultuur
- Wees eerlijk, ook als het tegenzit
- Vier successen!