Privacyverklaring Zorgformaat

Zorgformaat gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring staat welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden, op basis van welke wettelijke grondslagen en welke rechten betrokkenen hebben.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle dienstverlening, communicatie en websites van Zorgformaat, inclusief gratis digitale tools zoals de NIS2 Check Tool.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Zorgformaat is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van de aard van het contact en de dienstverlening kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

Voor- en achternaam
Telefoonnummer
E-mailadres
Adresgegevens (indien verstrekt)
IP-adres (via serverlogs en beveiliging)
Organisatienaam en functie
Gegevens verstrekt via contactformulieren, e-mail of mondeling contact
Informatie over het gebruik van de website (via analytics)
Administratieve en facturatiegegevens

Zorgformaat verwerkt in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens.

3. Doeleinden en wettelijke grondslagen

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt indien daarvoor een geldige grondslag bestaat:

Het beantwoorden van vragen en contactverzoeken (grondslag: afhankelijk van de aard van het verzoek: toestemming, gerechtvaardigd belang of voorbereiding van een overeenkomst)
Het opstellen en uitvoeren van offertes en overeenkomsten (grondslag: uitvoering van een overeenkomst)
Administratie, facturatie en wettelijke verplichtingen (grondslag: wettelijke verplichting)
Verbetering van dienstverlening en website (grondslag: gerechtvaardigd belang)
Het beschikbaar stellen van gratis digitale tools (grondslag: gerechtvaardigd belang)

Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang wordt steeds een belangenafweging gemaakt waarbij de privacybelangen van betrokkenen worden meegewogen.

4. Bewaartermijnen

Zorgformaat bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld:

Contactgegevens: niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld
Klant- en opdrachtgegevens: 7 jaar, conform fiscale bewaarplicht
Websitegegevens en serverlogs: maximaal 90 dagen
Analytische gegevens: geanonimiseerd; geen individuele bewaartermijn van toepassing

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit kan betrekking hebben op:

Hosting- en IT-dienstverleners
Administratieve en boekhoudsystemen
Overheidsinstanties indien wettelijk verplicht

Met verwerkers worden, indien vereist, verwerkersovereenkomsten gesloten conform de AVG.

6. Servers en lcatie van gegevensverwerking

De website en gratis digitale tools van Zorgformaat draaien op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Indien voor verwerkingen gebruik wordt gemaakt van dienstverleners buiten de EER, zorgt Zorgformaat voor passende waarborgen conform de AVG, zoals standaardcontractbepalingen.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Zorgformaat treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking. Dit omvat onder meer versleuteling tijdens transport en toegangsbeperkingen op basis van functies.

8. Cookies en websitegebruik

De website van Zorgformaat maakt gebruik van analytics om het gebruik van de website te meten. Er worden geen tracking- of marketingcookies van derden geplaatst. Functionele cookies kunnen worden gebruikt voor een correcte werking van de website.

9. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de AVG de volgende rechten:

Recht op inzage
Recht op correctie
Recht op verwijdering
Recht op beperking van verwerking
Recht van bezwaar
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Recht om toestemming in te trekken, voor zover de verwerking op toestemming is gebaseerd

Een verzoek kan worden ingediend via info@zorgformaat.nl. Zorgformaat reageert binnen één maand op een verzoek, tenzij de AVG een verlenging toestaat.

10. Klachten

Indien betrokkenen van mening zijn dat persoonsgegevens onjuist of onzorgvuldig worden verwerkt, kan contact worden opgenomen met Zorgformaat. Daarnaast bestaat het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Zorgformaat maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering als bedoeld in artikel 22 AVG.

12. Wijzigingen

Zorgformaat behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op de website.

Versie 1.3 — september 2026