Privacyverklaring Zorgformaat
Zorgformaat hecht grote waarde aan uw privacy en de zorgvuldige bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom dit gebeurt, op basis van welke wettelijke grondslagen, en welke rechten u heeft. Ook leggen we uit met wie we uw gegevens delen en hoe wij uw privacy beschermen.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door:
Zorgformaat
KVK-nummer: 66141737
E-mail: info@zorgformaat.nl
Voor privacygerelateerde vragen kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.
Zorgformaat is verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:
-
Voor- en achternaam
-
Telefoonnummer
-
E-mailadres
-
Adresgegevens (indien verstrekt)
-
IP-adres
-
Organisatienaam en functie (bij offerteaanvragen)
-
Gegevens die u verstrekt via contactformulieren, e-mail of mondeling contact
-
Informatie over uw websitegebruik (via cookies en analytics)
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit strikt noodzakelijk is en u daarvoor expliciet toestemming geeft.
3. Doeleinden en grondslagen van verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend indien daar een geldige grondslag voor bestaat. De verwerkingen zijn gebaseerd op de volgende doeleinden en juridische grondslagen:
-
Contactverzoeken: toestemming (artikel 6, lid 1, sub a AVG)
-
Offerteaanvragen en dienstverlening: uitvoering van een overeenkomst (sub b)
-
Administratie en facturatie: wettelijke verplichting (sub c)
-
Analyse van websitebezoek en gebruiksstatistieken: gerechtvaardigd belang (sub f), waarbij uw privacybelangen worden meegewogen
4. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Denk aan:
-
Hosting- en IT-dienstverleners
-
Boekhoudsoftware en administratieve systemen
-
Analytische dienstverleners zoals Google Analytics
-
Overheidsinstanties wanneer wettelijk vereist
Met alle verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform de AVG.
5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Wanneer wij gebruikmaken van diensten die gegevens buiten de EER verwerken, zoals Google Analytics, zorgen wij voor passende beschermingsmaatregelen. Dit omvat onder andere IP-anonimisering, standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en beperking van toegang tot noodzakelijke doeleinden.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De volgende termijnen hanteren wij:
-
Contactgegevens zonder vervolg: maximaal 2 jaar
-
Klantgegevens: 7 jaar, conform fiscale bewaarplicht
-
Cookies: afhankelijk van het type cookie (zie ons cookiebeleid)
Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
7. Beveiliging van gegevens
Zorgformaat past passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of misbruik. Deze maatregelen omvatten onder meer:
-
SSL-certificaat voor veilige communicatie
-
Versleutelde opslag en overdracht van gegevens
-
Toegangsbeperkingen op basis van functies
-
Logging en monitoring van toegang
-
Periodieke software-updates en back-ups
-
Medewerkers worden getraind in informatiebeveiliging
Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het beoogde doel (dataminimalisatie).
8. Cookies en websitegebruik
Onze website maakt gebruik van cookies om de werking en het gebruiksgemak te verbeteren. Wij gebruiken:
-
Functionele cookies: noodzakelijk voor de basisfunctionaliteit
-
Analytische cookies: om websitegebruik anoniem te analyseren (o.a. Google Analytics)
-
Geen tracking- of marketingcookies van derden
Bij uw eerste bezoek aan onze website krijgt u de mogelijkheid uw voorkeuren aan te geven. U kunt deze voorkeuren op elk moment wijzigen via onze cookie-instellingen of uw browser.
Meer informatie leest u in ons cookiebeleid.
9. Uw rechten als betrokkene
U heeft onder de AVG de volgende rechten:
-
Recht op inzage in uw gegevens
-
Recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens
-
Recht op verwijdering van uw gegevens
-
Recht op beperking van de verwerking
-
Recht om bezwaar te maken tegen verwerking
-
Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens
-
Recht om uw toestemming op elk moment in te trekken
U kunt een verzoek indienen via info@zorgformaat.nl. Wij reageren uiterlijk binnen vier weken.
10. Klachten
Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onjuist of onzorgvuldig verwerken, kunt u contact met ons opnemen. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder:
Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
11. Automatische besluitvorming
Zorgformaat maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen voor u heeft.
12. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Wij adviseren u deze verklaring regelmatig te raadplegen.
Versie 1.1
