Binnen de organisatie wordt er uiteraard hard gewerkt en veel doelen bereikt. De zorginstelling groeit, het aantal cliënten en medewerkers neemt toe. Dat betekent ook dat de behoefte aan management en overhead mogelijk toeneemt. Maar wat betekent dit voor de kwaliteit van zorg? Hoe zorgt de instelling ervoor dat de kwaliteit en veiligheid aantoonbaar verbeterd én geborgd wordt?

10 redenen om een kwaliteitssysteem in de zorg op te zetten.

1. Eis van gemeenten

Een belangrijke reden waarom zorginstellingen een kwaliteitsmanagementsysteem hebben, is omdat dit een vereiste is. Gemeenten hebben als eis dat er voldaan wordt aan hoge kwaliteitseisen en willen dit terugzien in een geldend kwaliteitscertificaat. HKZ of ‘ISO voor de zorg’ is hiervan een voorbeeld. 

Vanuit de Jeugdwet is het bijvoorbeeld een eis om o.a. een kwaliteitssysteem te hebben, en een werkende klachtencommissie en actieve cliëntenraad. Daarnaast kunnen er kwaliteitsbepalingen vanuit gemeenten gelden. Hierin staat dat zorginstellingen een beleidsplan moeten hebben waarin doelen en resultaten zijn vastgelegd. Ook wordt hierin omschreven hoe wordt voldaan aan de norm van de verantwoorde werktoedeling.

2. Eis van cliënten

Maar ook cliënten vragen steeds vaker naar de mate van kwaliteit en veiligheid en vergelijken zorgaanbieders ten aanzien deze onderwerpen. Daarbij wordt gekeken naar geldige kwaliteitscertificaten en aantoonbaar bewijs van geleverde kwaliteit. Een terugkerend cliënttevredenheidsonderzoek is belangrijk om inzichtelijk te maken in hoeverre cliënten tevreden zijn en op welke vlakken de zorg verbeterd kan worden.

3. Klachten en incidenten

Elke zorginstelling heeft een klachtenprocedure en klachtenfunctionaris. Het kan voorkomen dat er een periode is van een toename van klachten. Dit kan vervolgens vragen oproepen over de geleverde kwaliteit van zorg of hoe er in de toekomst gewerkt gaat worden aan kwaliteitsverbetering. Een kwaliteitssysteem kan dan helpen om aan te tonen op welke manieren de zorg verbeterd wordt en hoe het de zorgvrager gaat helpen om betere kwaliteit van zorg te krijgen.

4. Blijvend aantoonbaar verbeteren

Vaak wordt bij het woord ‘kwaliteitsmanagementsysteem’ gedacht aan bureaucratie, papierwinkel en lijstjes afvinken. Toch heeft een goed kwaliteitssysteem veel voordelen, zeker voor psychiatrische zorginstellingen en thuiszorginstellingen.

Als de organisatie er bewust voor kiest om blijvend te investeren in kwaliteit en kwaliteitsmanagement, dan is het opzetten en onderhouden van een kwaliteitsmanagementsysteem een logische stap. 

Niet alleen om alle strategische keuzes en operationele processen vast te leggen, maar ook om grip te hebben op belangrijke risico’s en om aantoonbaar weer te geven op welke manier er wordt gewerkt aan kwaliteit en veiligheid binnen de organisatie. Een systeem waardoor er continue binnen de alle lagen van de organisatie aan kwaliteitsverbetering wordt gedaan.

5. Efficiënte bedrijfsvoering

Om producten, diensten en prestaties van een organisatie te monitoren en te optimaliseren, is een passend kwaliteitssysteem noodzakelijk. Door kritisch te kijken naar producten, processen en prestaties wordt de doelmatigheid van de organisatie gemonitord. Het doel is om zo laag mogelijke kosten te hebben tegenover de hoogst mogelijke kwaliteit.

Het kwaliteitssysteem zorgt voor monitoring van de grootste risico’s, de verhouding kosten – kwaliteit, en mate van kwaliteitsverbetering. Hierdoor ontstaat optimale doelmatigheid en een efficiëntere bedrijfsvoering.

6. Effectieve bedrijfsvoering

Door systematisch producten en processen te evalueren en te optimaliseren, wordt een hogere effectiviteit of doeltreffendheid van dienstverlening bereikt. Het gaat niet om het uitgebreid beschrijven van activiteiten en diensten, maar meer op het sturen op resultaat. Dikke handboeken met talloze protocollen zijn dus niet meer nodig om kwaliteit en efficiency aan te tonen. 

Een duidelijk plan (strategische doelen) en prestatie indicatoren zorgen voor resultaatgestuurd werken. Dit is overzichtelijk en duidelijk voor zowel management als uitvoerende medewerkers. Door prestaties helder (toetsbaar) te formuleren, worden verwachtingen (vooraf) duidelijk zichtbaar gemaakt.

7. Aanbrengen structuur in de organisatie

Een kwaliteitssysteem brengt samenhang in het geheel. Zonder een kwaliteitssysteem bestaan er allerlei interne structuren met bijbehorende documenten, jaarplannen, procesbeschrijvingen en rapportages. Maar vaak zijn deze onderling verschillend van vorm en inhoud, bestaan ze afzonderlijk van elkaar en vormen ze geen samenhangend geheel.

Door het invoeren en toepassen van een kwaliteitsmanagementsysteem wordt er structuur in de organisatie aangebracht. Ten aanzien van beleid en doelstellingen, producten en processen, risico’s en evaluaties komt er dan structuur en overeenstemming, wat ten goede komt aan de organisatie.

8. Betere reputatie en imago

Klanten kunnen vragen om een kwaliteitscertificaat en vinden aantoonbare kwaliteit belangrijk. Het meten van cliënttevredenheid wordt hoog aangeschreven omdat het ook verbeterpunten oplevert ten aanzien van kwaliteit van zorg. Door het hebben van een kwaliteitscertificaat heeft een organisatie of zorginstelling een betere reputatie op het gebied van leren, verbeteren en borgen van kwaliteit.

 9. Verminderen van faalkosten

Een werkend kwaliteitssysteem zorg ervoor dat risico’s proactief in beeld zijn en er sneller actie kan worden ondernomen, wat kostenbesparend werkt. Ook draagt een kwaliteitssysteem bij aan het vaststellen van organisatiedoelstellingen en de daarbij behorende maatregelen of processen om deze doelen te behalen.
Faalkosten of onvoorziene kostenposten zijn hierdoor sneller en beter in beeld, en kunnen hierdoor voorkomen of beter beheerst worden.

Kwaliteitsmanagement zorgt niet alleen voor vermindering van kosten, maar zorgt uiteraard ook voor meer klanten, groei en/of winst.

10. Risico’s beter beheersen

Risicomanagement en kwaliteitsmanagement gaan hand in hand. Door risicomanagement in te voeren, wordt er aandacht besteed aan strategische, operationele, financiële en compliance risico’s. Door zicht te hebben op de belangrijkste risico’s kunnen passende maatregelen genomen worden en worden prestaties beter gemanaged. Deze vorm van risicogebaseerd kwaliteitsmanagement dwingt tot aanpassen en bijstellen van zowel strategie en beleid, als van invoeren van verbeteracties en maatregelen.