Algemene Voorwaarden

Artikel 1 – Definities

Opdrachtnemer: Zorgformaat, gevestigd te Den Haag, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66141737.
Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met opdrachtnemer of een offerte ontvangt waarop deze voorwaarden van toepassing zijn.
Werkzaamheden: Alle door opdrachtnemer verrichte of te verrichten diensten, waaronder advisering, implementatie, auditbegeleiding, ontwikkeling van digitale of AI-oplossingen en overige ondersteunende activiteiten.
Bescheiden: Alle gegevens, documenten, bestanden, code, ontwerpen en andere informatie die door opdrachtgever worden verstrekt of in het kader van de opdracht worden verwerkt.
Overeenkomst: Elke afspraak tussen opdrachtnemer en opdrachtgever waarin de inhoud, omvang en voorwaarden van de dienstverlening zijn vastgelegd.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, opdrachten, overeenkomsten en werkzaamheden van opdrachtnemer.
Afwijkingen zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.
Indien een bepaling ongeldig of nietig blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht; partijen zullen de ongeldige bepaling vervangen door een bepaling die het doel en de strekking daarvan zo dicht mogelijk benadert.

Artikel 3 – Dienstverlening

Opdrachtnemer verleent diensten op het gebied van informatiebeveiliging, privacy, kwaliteitsmanagement, digitale transformatie en kunstmatige intelligentie.
De werkzaamheden kunnen onder meer omvatten:
• Begeleiding naar certificering volgens normen zoals ISO 27001, NEN 7510, ISO 9001 en NIS2-compliance
• Ontwerp en implementatie van managementsystemen, waaronder een AI-managementsysteem conform ISO 42001
• Uitvoering van risico-analyses, interne audits, awareness-trainingen en beleidsontwikkeling
• Ontwikkeling of configuratie van digitale tools, waaronder AI-agents en kennisbank-systemen
• Ondersteuning bij de integratie van AI-toepassingen binnen bestaande ICT-structuren
Opdrachtnemer voert de werkzaamheden uit als inspanningsverplichting en zal zich naar beste kunnen inzetten, zonder garantie op specifieke resultaten, certificering of audit-uitkomst.
Opdrachtnemer is geen certificerende instelling en verleent geen officiële certificaten. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor naleving van normen, wet- en regelgeving en auditvereisten.

Artikel 4 – Verplichtingen van de opdrachtgever

Opdrachtgever verstrekt tijdig, volledig en correct alle informatie, toegang en middelen die nodig zijn om de opdracht uit te voeren.
Opdrachtgever draagt verantwoordelijkheid voor beslissingen, implementatie en beheer van maatregelen die voortvloeien uit het advies van opdrachtnemer.
Indien opdrachtgever ICT-omgevingen, software of accounts beschikbaar stelt, is opdrachtgever verantwoordelijk voor de beveiliging en toegangsbeheer van deze omgevingen.
Opdrachtgever waarborgt dat verstrekte informatie geen inbreuk maakt op rechten van derden.

Artikel 5 – Vergoedingen en betaling

Facturatie geschiedt conform de overeengekomen tarieven, vaste prijs of uurtarief.
Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum, zonder verrekening of opschorting.
Bij overschrijding van de betalingstermijn is opdrachtgever van rechtswege in verzuim; opdrachtnemer mag rente en incassokosten in rekening brengen en werkzaamheden opschorten.
Meerwerk of aanvullende opdrachten worden afzonderlijk in rekening gebracht tegen de geldende tarieven.

Artikel 6 – Duur, wijziging en beëindiging

De overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde of onbepaalde tijd, zoals overeengekomen.
Beide partijen kunnen de overeenkomst schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één maand, tenzij anders overeengekomen.
Opdrachtnemer kan de overeenkomst onmiddellijk beëindigen bij wanbetaling, faillissement, surseance van betaling of schending van vertrouwelijkheid door opdrachtgever.
Wijzigingen in de opdracht worden uitsluitend uitgevoerd na schriftelijke bevestiging.

Artikel 7 – Aansprakelijkheid

Opdrachtnemer is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, tot maximaal het bedrag van de betreffende factuur of, indien hoger, het bedrag dat door de beroeps- of aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd.
Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, dataverlies, winstderving, reputatieschade of schade voortvloeiend uit cyberincidenten, datalekken of gebruik van software van derden.
De opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor aanspraken van derden die voortvloeien uit de uitvoering van de overeenkomst.
Opdrachtnemer adviseert naar beste inzicht op basis van actuele wet- en regelgeving. Wijzigingen in regelgeving of norminterpretatie na oplevering vallen buiten de aansprakelijkheid van opdrachtnemer.

Artikel 8 – Verwerking van gegevens en vertrouwelijkheid

Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij tijdens de uitvoering van de opdracht verkrijgen.
Indien opdrachtnemer persoonsgegevens verwerkt, geldt de opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke en opdrachtnemer als verwerker in de zin van art. 28 AVG; partijen sluiten hiervoor een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.
Gegevens worden uitsluitend verwerkt binnen de EU/EER en bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht of wettelijk verplicht is.
Opdrachtnemer zal een beveiligingsincident of (mogelijk) datalek onverwijld melden aan opdrachtgever en, indien nodig, ondersteuning bieden bij analyse en herstel.

Artikel 9 – Digitale en AI-diensten

De digitale en AI-diensten van opdrachtnemer omvatten onder meer ontwikkeling, inrichting, configuratie en onderhoud van software, AI-agents, kennisbank-systemen, managementsystemen en aanverwante toepassingen.
Alle intellectuele eigendomsrechten op door opdrachtnemer ontwikkelde software, scripts, modellen, algoritmen, prompts, handleidingen en documentatie blijven eigendom van opdrachtnemer, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
De opdrachtgever ontvangt een gebruiksrecht voor intern gebruik binnen de eigen organisatie. Dit gebruiksrecht is niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het juiste en veilige gebruik van de digitale en AI-oplossingen binnen de eigen infrastructuur en beveiligingsomgeving.
Indien voor de werking van de geleverde oplossing externe software, API-diensten of licenties nodig zijn, gelden de volgende voorwaarden:
• Alle vereiste licenties en abonnementen worden na oplevering van de oplossing afgesloten op naam en voor rekening van de opdrachtgever.
• De opdrachtgever is verantwoordelijk voor betaling, verlenging en naleving van de licentie- en gebruiksvoorwaarden van deze externe leveranciers.
• Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor kosten, beperkingen of wijzigingen die voortvloeien uit licentievoorwaarden van derden.
• Opdrachtnemer zal de opdrachtgever vooraf informeren welke licenties of externe diensten noodzakelijk zijn voor het functioneren van de oplossing.
Indien opdrachtnemer tijdelijk licenties of toegang tot derden-software faciliteert tijdens de ontwikkel- of testfase, eindigt dit gebruik automatisch bij oplevering of beëindiging van de overeenkomst.
Opdrachtnemer garandeert niet dat digitale of AI-diensten volledig foutloos of ononderbroken functioneren, maar zal zich inspannen om eventuele storingen of kwetsbaarheden binnen redelijke termijn te herstellen.
Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor generieke onderdelen, algoritmen of concepten uit ontwikkelde toepassingen opnieuw te gebruiken in andere projecten, mits zonder openbaarmaking van vertrouwelijke informatie van opdrachtgever.

Artikel 10 – Intellectuele eigendom

Alle door opdrachtnemer ontwikkelde documenten, methodieken, rapportages, software, templates en opleidingsmaterialen blijven eigendom van opdrachtnemer, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor intern gebruik.
Openbaarmaking of verspreiding aan derden is alleen toegestaan met schriftelijke toestemming van opdrachtnemer.

Artikel 11 – Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de invloed van opdrachtnemer, waaronder maar niet beperkt tot stroomstoringen, netwerk- of cloudstoringen, cyberaanvallen, ziekte, pandemieën, oorlog, overheidsmaatregelen of uitval van leveranciers.
In geval van overmacht worden verplichtingen opgeschort; duurt de situatie langer dan twee maanden, dan mag ieder der partijen de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding.
Opdrachtnemer zal opdrachtgever zo spoedig mogelijk informeren over het intreden van overmacht en meewerken aan redelijke alternatieven.

Artikel 12 – Gebruik van derden

Opdrachtnemer mag voor specifieke werkzaamheden derden inschakelen.
Opdrachtnemer blijft verantwoordelijk voor coördinatie, maar niet voor fouten van deze derden indien opdrachtgever rechtstreeks met hen contracteert.

Artikel 13 – Bewaartermijnen en vernietiging

Projectdossiers, documentatie en communicatie worden maximaal twee jaar na afronding van de opdracht bewaard, tenzij wettelijke verplichtingen of certificerings-eisen een langere termijn vereisen.
Op verzoek van opdrachtgever worden gegevens na afloop van de bewaartermijn vernietigd of geretourneerd.

Artikel 14 – Non-sollicitatie

Opdrachtgever zal tijdens de overeenkomst en gedurende zes maanden na beëindiging geen medewerkers of ingehuurde specialisten van opdrachtnemer in dienst nemen of rechtstreeks opdrachten aan hen verstrekken, zonder schriftelijke toestemming van opdrachtnemer.

Artikel 15 – Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost; indien dit niet lukt, is uitsluitend de bevoegde rechter te Den Haag bevoegd.
De toepassing van het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.

Artikel 16 – Wijzigingen

Opdrachtnemer kan deze algemene voorwaarden wijzigen; wijzigingen worden uiterlijk 30 dagen voor inwerkingtreding schriftelijk of via de website bekendgemaakt.

Versie 1.3 / november 2025